Ensto: el caso de la multinacional energética finlandesa

Después de un año de gestión del sistema pull de kanban manual mediante el uso de etiquetas kanban creadas con folios A4 plastificados, en 2014 la empresa se dio cuenta de que necesitaba un sistema electrónico que mejorase las posibilidades de gestión, viendo en KanbanBOX  la herramienta ideal para reorganizar tanto el sistema interno como la red de proveedores. En la actualidad tienen casi 4000 ciclos de kanban dentro de la empresa y 23 proveedores conectados al sistema.

Hemos hablado con Lasse Lehtinen, jefe del proyecto Lean Production y del desarrollo de la cadena de suministro en Ensto para conocer la experiencia de la empresa con KanbanBOX: «Para implementar el uso del sistema pull y el método kanban a gran escala necesitábamos una solución de kanban electrónico que asegurara la eficiencia y la transparencia de las transacciones. En cuanto a los próximos pasos a dar, tenemos prevista la primera conexión de un cliente al software KanbanBOX para marzo de 2017».

Como demuestran los datos recopilados en diciembre de 2016, al cabo de unos tres años tenemos 3833 ciclos de kanban en total, 793 componentes kanban en adquisición de proveedores externos y una media de 2500 emisiones de kanban diarias. En total, entre el 20 % y el 70 % de las horas de producción se desarrollan bajo la gestión kanban, de forma variable dependiendo de la planta.

Los beneficios de tener un sistema de gestión pull y de usar un software para gestionar los kanban han sido:

• niveles de almacén más estables y fáciles de controlar
• reducción de los tiempos de planificación y gestión
• reducción al mínimo de las situaciones de desabastecimiento

Gracias a ello, la persona encargada de planificar la producción y el flujo de materiales se puede concentrar en la gestión de posibles excepciones a nivel de demanda o de capacidad productiva.

El flujo de materiales dentro de la empresa se gestiona con el sistema pull. Los materiales se dividen en grupos de cantidades predefinidas y se organizan en contenedores estándar, a cada uno de los cuales se le asigna una etiqueta kanban. Las células de producción se reabastecen regularmente con el material reagrupado en contenedores, gracias al servicio regular de un pequeño tren interno. De esta forma, se ha podido reducir al mínimo el tiempo de equipamiento y las situaciones de desabasteimiento en producción.

Implementar KanbanBOX con los proveedores ha sido fácil y ha demostrado ser una experiencia, por lo general, positiva: la aplicación web ha obtenido comentarios positivos por parte de los proveedores, tanto por sus cualidades a nivel visual como por la facilidad de lectura de los niveles del almacén de Ensto.

Actualmente, solo algunos proveedores minuciosamente seleccionados (23 en total) están conectados al sistema porque, por política de empresa, «el proveedor tiene que cumplir con unos altísimos niveles de calidad y puntualidad antes de recibir el «privilegio» de formar parte del sistema kanban».

Se podría decir que hay que trabajar a un alto nivel para ser un proveedor pull, o KanbanBOX, para Ensto. Del mismo modo, ¡KanbanBOX es una gran herramienta que hace posible trabajar a niveles aún más altos que antes!

El aumento de la precisión en la entrega se puede medir en términos numéricos. Según Lasse Lehtinen, en Ensto los productos de procesos de producción gestionados mediante el sistema pull (con kanban electrónico) han logrado una puntualidad en las entregas 3,3 % mejores respecto a los productos entregados con procesos no pull. «Es una diferencia enorme, sobre todo si se tiene en cuenta que, por lo general, trabajamos con un alto nivel de puntualidad en las entregas».

El sistema requiere poco mantenimiento y, aunque no se pueda hacer una comparación directa con el sistema de kanban manual debido a su pequeña escala, Lasse nos confirma que el tiempo dedicado a las operaciones de mantenimiento del sistema kanban ha disminuido igualmente. En cuanto a los apremios, en general hay una menor necesidad de enviarlos, tanto por correo electrónico como por teléfono, lo cual puede apreciarse en los 23 proveedores conectados al sistema KanbanBOX.

Introducir el software en la empresa ha sido fácil y rápido. En palabras de nuestro entrevistado: «Solo hay que registrarse y se puede empezar a utilizar el software. Es simple. Por mi experiencia sé que no es fácil encontrar un sistema que tenga buenas características visuales, que sea fácil de usar y fácil de implementar. Las funciones del código de barras agilizan su uso y eliminan la posibilidad de cometer errores al introducir los datos manualmente».

Además, el hecho de que el software fuera relativamente joven proporcionó a Ensto la ventaja de poder personalizarlo, proyectando ajustes en el servicio e incluyendo algunas modificaciones que daban respuesta a necesidades específicas de la empresa.

La configuración inicial del software es muy rápida, más que la puesta en marcha de un sistema de gestión de recursos de empresa, y mejora conforme la empresa gana experiencia en el uso del programa. Con los proveedores, cuando todos los datos necesarios están listos antes de la implementación, el procedimiento no requiere más de media jornada de trabajo: «Podemos añadir hasta más de 500 artículos en una hora. Es un procedimiento realmente rápido».

Las mayores ventajas de la aplicación web son su alta eficacia a nivel visual y su facilidad de uso, además de su fácil implementación. Además, Ensto aprecia el hecho de que el software sea personalizable y desarrollable según las necesidades específicas de cada empresa, gracias al apoyo de Sintesia: «Nos ayudan con el desarrollo del software. Las respuestas de Sintesia son siempre rápidas y útiles, sobre todo las de Matteo, con quien hemos instaurado una relación de asesoría. Creo que este desarrollo del software es beneficioso para todos aquellos grandes clientes que necesitan medidas parecidas», dice Lasse.