Ensto : le cas de la multinationale finlandaise de l'énergie

Après un an de gestion manuelle du système pull à kanban, à travers des étiquettes kanban créées avec des feuilles A4 plastifiées, l’entreprise s’est rendue compte en 2014 de la nécessité d’un système électronique qui améliorerait les possibilités de gestion, en trouvant dans KanbanBOX l’outil idéal pour réorganiser à la fois le système interne et le réseau de fournisseurs. Il y a actuellement près de 4 000 cycles kanban au sein de l’entreprise et 23 fournisseurs connectés au système.

Nous avons interviewé Lasse Lehtinen, responsable du projet Lean Production et Développement Supply Chain chez Ensto, pour en savoir plus sur l’expérience de l’entreprise avec KanbanBOX : « Pour implémenter pull et kanban en usage à grande échelle, il fallait une solution de kanban électronique pour assurer l’efficacité et la transparence des transactions. En ce qui concerne les développements futurs, en mars 2017, nous prévoyons la connexion du premier client au logiciel KanbanBOX. »

Comme le montrent les données recueillies en décembre 2016, après environ trois ans, nous avons 3833 cycles kanban au total, 793 composants kanban achetés auprès de fournisseurs externes et une moyenne de 2500 versions kanban par jour. En tout, entre 20 et 70 % des heures de production se déroulent sous gestion kanban, de manière variable selon l’établissement.

Les avantages d’avoir un système de gestion de pull et d’utiliser un logiciel pour gérer le kanban sont les suivants :

1. niveaux d’entrepôt plus stables et faciles à contrôler
2. réduction des délais de planification et de gestion
3. réduction au minimum des ruptures de stock

Par conséquent, ceux qui planifient la production et le flux de matériaux peuvent se concentrer sur la gestion des exceptions possibles en termes de demande ou de capacité de production.

Le flux de matière interne est géré avec le système pull. Les matériaux sont divisés en groupes de quantités prédéfinies et organisés en conteneurs standard, sur chacun desquels est appliquée une étiquette kanban. Les cellules de production sont régulièrement réapprovisionnées avec le matériel regroupé dans des conteneurs, grâce au service régulier d’un petit train interne. Cela a permis de réduire au minimum les temps d’outillage et les ruptures de stock en production.

L’implémentation de KanbanBOX avec les fournisseurs a été simple et s’est avérée être une expérience généralement positive : le logiciel web a obtenu de leur part des retours positifs tant sur ses qualités visuelles que sur la facilité de lecture des niveaux d’entrepôt d’Ensto.

Actuellement, seuls quelques fournisseurs soigneusement sélectionnés (23 au total) sont connectés au système parce que, pour la politique de l’entreprise, « le fournisseur doit agir à des niveaux élevés de qualité et de ponctualité avant d’avoir le « privilège » de faire partie du système kanban ». On peut dire qu’il faut travailler à des niveaux élevés pour être un fournisseur pull ou KanbanBOX d’Ensto. Et, à son tour, KanbanBOX est un excellent outil qui permet de travailler à des niveaux encore plus élevés qu’avant !

L’augmentation de la précision de livraison peut être définie en termes numériques. Selon Lasse Lehtinen, chez Ensto, les produits de processus de production gérés en pull (avec e-kanban) ont obtenu des performances de ponctualité supérieures de 3,3% à celles des produits livrés par des processus non pull. « Et c’est une différence énorme, surtout si l’on considère qu’en général, nous opérions déjà à un niveau élevé de ponctualité de livraison ! ».

Le système nécessite peu d’entretien, et bien que le système de kanban manuel ait été si réduit qu’il n’est pas possible de le comparer directement, Lasse nous confirme que les temps nécessaires à la maintenance de kanban ont encore diminué. En ce qui concerne les rappels, en général, il y a eu une réduction du besoin de rappels par e-mail et par téléphone, que l’on retrouve chez les 23 fournisseurs connectés au système KanbanBOX.

Introduire le logiciel dans l’entreprise a été facile et rapide. Selon notre interviewé « Il suffit de s’inscrire et vous commencez à utiliser le logiciel. En toute simplicité. Selon mon expérience, il est rare de trouver un système qui a de bonnes caractéristiques visuelles, à la fois convivial et facile à mettre en œuvre. Les fonctions des codes-barres permettent une utilisation rapide et éliminent la possibilité d’erreurs de frappe. »

L’âge relativement jeune du logiciel a également offert à Ensto un avantage de personnalisation, en concevant des ajustements de service et en incluant quelques modifications qui répondaient aux besoins spécifiques de l’entreprise.

La configuration du logiciel est très rapide, plus que le démarrage d’un ERP d’entreprise, et s’améliore à mesure que l’entreprise devient plus expérimentée dans l’utilisation du programme. Avec les fournisseurs, lorsque toutes les données nécessaires sont préparées avant la mise en œuvre, la procédure ne nécessite pas plus d’une demi-journée de travail : « Nous pouvons même ajouter plus de 500 articles en une heure. C’est vraiment une procédure rapide. »

Les principaux avantages des logiciels Web sont leur grande efficacité visuelle et leur simplicité d’utilisation, ainsi que leur mise en œuvre facile. En outre, Ensto apprécie le fait que le logiciel soit personnalisable et qu’il puisse être développé selon les besoins spécifiques de l’entreprise, grâce aux conseils de Sintesia : « Ils nous aident dans le développement du logiciel. Nous recevons des réponses rapides et utiles de la part de Sintesia, en particulier de Matteo avec qui nous avons une relation de conseil. Ce développement de logiciel, je pense, profitera à tous les gros clients qui ont besoin de telles précautions », explique Lasse.