Kanban elettronico: i vantaggi rispetto al kanban tradizionale
In questo articolo ripercorreremo le peculiarità del sistema kanban, i vantaggi che porta e i limiti di utilizzare quello tradizionale, ovvero il kanban manuale. La buona notizia è che oggi esistono anche i kanban elettronici, con molte più funzionalità e benefici.
Kanban: manuale o elettronico
Il kanban manuale è una tattica della lean manufacturing che permette di gestire i flussi di ripristino dei materiali, utilizzando una lavagna visuale. Grazie all’uso dei cartellini kanban che vi vengono appesi, si segnala quale materiale necessita di essere ripristinato.
I cartellini viaggiano assieme al prodotto che rappresentano (spesso contenuto, anche in più pezzi, in un contenitore che diventa il portatore del cartellino).
Questo sistema può essere applicato in varie aree aziendali. È utile per gli acquisti fatti presso fornitori esterni (kanban d’acquisto), per gestire i prodotti venduti ai clienti (kanban di vendita), per il dipartimento di logistica (kanban di movimentazione) e, ovviamente, per la produzione (kanban di produzione).
Quando un cartellino passa, quindi, dal prodotto corrispondente alla lavagna può segnalare che tale materiale va
- prodotto, per venderlo
- acquistato, perché sta per finire
- spostato, per esempio per avvicinarlo alle linee di produzione o assemblaggio
In un sistema kanban la fisicità è il punto di forza, perché spostare i cartellini e vederli popolare la lavagna kanban permette di avere sempre sotto controllo le scorte ed evitare rotture di stock.
Inoltre, sul lungo periodo questo metodo permette di livellare scorte e produzione, in modo da assicurare un ritmo costante e limitare i picchi di produzione.
Un altro aspetto molto importante di questo sistema, in piena logica lean, è che gli operatori sono i diretti responsabili dello spostamento dei cartellini. Ovvero, il compito di segnalare cosa ripristinare o cosa produrre è in mano loro e non più solamente a uffici e manager. Ciò aumenta il coinvolgimento di ciascuno, oltre a rafforzare l’autonomia dei dipendenti dell’azienda.
Il metodo kanban è, di fatto, una vera e propria filosofia. Un approccio che non si limita all’utilizzo di uno strumento, ma tocca e trasforma anche la componente umana dell’azienda.
Perché scegliere quindi di acquistare un software e-kanban, se posso avere tutti questi benefici con una lavagna e una manciata di cartellini?
I limiti del kanban manuale
Nonostante i numerosi vantaggi appena discussi, il kanban manuale presenta alcune problematiche che emergono in fase di estensione del sistema.
Poniamo, ad esempio, che si voglia utilizzare il kanban con i fornitori esterni, oppure con un altro stabilimento. È impossibile, a meno di non associarci un altro canale di comunicazione, come ad esempio l’e-mail. Così, però, si perderà il vantaggio intrinseco del kanban.
Un altro scenario poco sostenibile si verifica all’aumentare dei codici da gestire, perché ciò significa nuove lavagne, più cartellini cartacei da stampare, spostare… e non perdere.
Più cresce la complessità in azienda, più è difficile che il metodo manuale riesca a sostenersi, a causa di problematiche legate a
- comunicazione
- manutenzione
- gestione dei dati
Quando giunge un fattore nuovo, quindi, il passaggio al kanban elettronico è obbligato.
Cos’è il kanban elettronico
Il kanban elettronico è un software che segue le logiche del kanban manuale, facilitando il ripristino del materiale in azienda, potenziandole grazie alla gestione elettronica delle informazioni e dei segnali di ripristino.
I vantaggi del software kanban elettronico
Un software e-kanban porta con sé tutti i vantaggi del kanban manuale, aumentandoli, proprio perché un software può elaborare molte più informazioni di un qualsiasi sistema umano.
In un e-kanban, il cartellino kanban viene sia stampato sia digitalizzato. Ciò significa che ad ogni cartellino cartaceo, applicato sul contenitore, ne corrisponde uno digitale. È quest’ultimo ad essere “gestito in lavagna”, eliminando lo spostamento del cartellino fisico che si potrà gettare appena il materiale corrispondente è stato consumato.
Scannerizzando il barcode del cartellino, il suo alter ego digitale si aggiornerà.
Su alcuni software e-kanban, come KanbanBOX, la lavagna è condivisibile gratuitamente con tutti i fornitori. In questo modo si condividono in tempo reale le informazioni. Questo elimina la necessità di inviare ordini attraverso altri software, e-mail, o telefonate.
Il software suggerisce, inoltre, come dimensionare il kanban (aggiungere o togliere materiali dal contenitore), a seconda della necessità. Può farlo perché analizza costantemente l’andamento dei consumi. Quest’analisi permette anche di ottenere dashboard con KPI e metriche per valutare i propri consumi, il rapporto con i fornitori e partire da qui per modificare la propria strategia.
Il kanban elettronico è vantaggioso in situazioni di elevata complessità. Si può però implementare con successo anche in aziende più piccole, o con pochi codici da gestire. Anzi, spesso si consiglia comunque un’adozione graduale, per prendere confidenza con lo strumento.
Ambiti di applicazione del kanban
Se vi steste chiedendo da dove deriva il framework kanban, è nato in Toyota e si è diffuso maggiormente in aziende manifatturiere. Può, però, essere applicato in qualsiasi ambito. L’aspetto essenziale è che ci siano dei componenti la cui frequenza di consumo è alta. Infatti, un sistema kanban sarebbe utilizzabile anche per gestire la spesa personale, perché ci indicherebbe cosa comprare al supermercato, senza il rischio di prendere troppo perché convinti dal sottocosto o di dimenticarci di qualcosa perché andavamo di fretta.
Scegliere di usare il software è un passaggio naturale all’aumentare dei volumi come vedevamo nei paragrafi precedenti. Forse per fare la spesa al supermercato non ci servirà mai davvero, ma in un’azienda che collabora con fornitori esterni diventa d’obbligo.
Kanban elettronico nella sanità
Un settore in cui il sistema kanban elettronico è ancora poco diffuso, ma dove c’è molto potenziale, è ad esempio il settore della sanità. Abbiamo avuto questo riscontro collaborando con il Centro Oscar Lambret, che ha implementato KanbanBOX per ottimizzare il ripristino di farmaci d’urgenza e dispositivi medicali dal magazzino centrale interno ai vari reparti.
KanbanBOX: un esempio di e-kanban
I software kanban esistono solitamente come moduli di un software più esteso, il gestionale. Il vantaggio che vedono le aziende è quello di avere un unico fornitore che offre un software con più scopi, tra cui quello di gestire il ripristino dei materiali.
D’altra parte, è possibile che non ci sia una vera e propria specializzazione nel software di kanban elettronico e che questo sia visto come l’ennesimo modulo di un pacchetto generale.
KanbanBOX è un software kanban che è stato invece sviluppato a partire da una lunga esperienza nella consulenza lean e che quotidianamente analizza i casi d’uso dei clienti, per offrire un prodotto che risponda alle reali esigenze delle aziende.
Unico sul mercato ad offrire licenze gratuite per i fornitori, si contraddistingue per facilità d’utilizzo e implementazione rapida (in media, quattro giorni). Per vedere in azione le funzionalità, potete trovare dei video sul nostro canale YouTube.
KanbanBOX è un software che offre moduli standard, che possono essere attivati a seconda dell’esigenza aziendale. I nostri consulenti lean e tecnici sono a disposizione per discutere assieme il vostro caso d’uso e come l’e-kanban possa essere implementato per portarvi il massimo dei benefici.
