Estendere i vantaggi del kanban elettronico agli ordini chiusi
È usuale, anche per le aziende che usano con successo un sistema kanban, continuare a ricevere e gestire ordini chiusi, che arrivano solitamente da un software MRP (Material Requirement Planning). Far convivere in modo efficace ordini a kanban e ordini chiusi, soprattutto se vengono fatti allo stesso fornitore, permette una gestione meno onerosa e più veloce del tuo flusso di materiali. Se utilizzi un software e-kanban come KanbanBOX puoi gestire entrambe le tipologie di ordini sulla stessa piattaforma ed estendere i vantaggi della gestione a kanban anche agli ordini chiusi.
I vantaggi a cui ci riferiamo sono innanzitutto quelli del kanban tradizionale, ovvero
• Trasparenza e immediatezza delle informazioni (visibilità sullo stato del magazzino e su tutto il ciclo di ripristino dei materiali).
• Tracciabilità degli ordini.
A questi vanno aggiunti anche i vantaggi che porta l’e-kanban, sfruttando il suo potere di automatizzare e di analizzare i dati:
• Condivisione in tempo reale delle informazioni anche con i fornitori esterni.
• Monitoraggio su consumi, scorte, lead time proprio e dei fornitori.
• Manutenzione rapida e accurata perché suggerita dal software.
La gestione tradizionale degli ordini chiusi
Gli ordini chiusi arrivano solitamente dall’MRP e hanno le seguenti caratteristiche:
• Non si ripetono (è il caso di tutti gli ordini su misura e personalizzati).
• Il loro consumo è irregolare e non prevedibile (può essere alto in un certo momento e a zero in altri).
È sulla base di un calcolo previsionale che l’MRP calcola quali e quanti articoli potranno servire per i mesi successivi. L’MRP analizza gli ordini effettivamente ricevuti e una grande quantità di dati (livello attuale di giacenza, LT di produzione o di acquisto, distinte basi…). Il piano di approvvigionamento dettagliato che viene fornito dall’MRP è, quindi, previsionale e non si può mai essere certi della sua correttezza.
Per evitare di incorrere in continui aggiustamenti, potresti passare ad una gestione mista, demandando al kanban tutto ciò che può essere gestito con questo metodo. Il kanban, infatti, è per sua natura sempre legato a un consumo fisico reale.
Come cambia la gestione passando da MRP a Kanban
Con il kanban, il consumo di un componente (ho usato tutti i bulloni del contenitore) ne scatena il ripristino. Non ci sono previsioni che tengano, consumato un articolo, ne arriva un altro. Così, gli operatori lavorano senza preoccuparsi di rimanere senza pezzi e l’ufficio acquisti non deve riordinare “a vista”. Il pianificatore, infine, non dovrà recuperare le previsioni dell’MRP e riadattarle costantemente. Questi, infatti, sono i maggiori problemi causati da un software gestionale di questo tipo.
Tuttavia, non tutti i materiali sono adatti ad essere gestiti con il metodo kanban e per capire come distinguerli c’è uno strumento della lean manufacturing molto utile: la matrice ABC-RRS. È un metodo quantitativo che incrocia due tipologie di analisi: l’analisi del valore economico di ciascun componente e l’analisi della frequenza di utilizzo dei vari componenti.
Identificando il valore economico di ciascun componente che hai a magazzino (che quindi è valore economico immobilizzato) e la sua frequenza d’utilizzo, si può decidere cosa mettere a kanban e cosa continuare a gestire con l’MRP. La scelta dipenderà anche dalle strategie aziendali e va discussa con i propri consulenti lean, o i lean manager interni, ma in linea generale i materiali più economici e più frequentemente utilizzati (ad esempio, la minuteria) andranno a kanban.
Gestire gli ordini non kanban con un kanban elettronico
Cosa fare, però, con gli ordini singoli, o ordini chiusi, ovvero quelli non kanban? Non vuoi ovviamente ripristinare i componenti che servivano solo per un ordine chiuso e magari nessuno ti chiederà più. Ecco che torna l’importanza di riuscire a gestire assieme gli ordini chiusi e kanban.
Potresti lasciarli sull’MRP, ma questo significherebbe avere due strumenti separati da controllare.
Oppure, con un software e-kanban come KanbanBOX puoi visualizzare e gestire tutti i componenti sulla stessa piattaforma, differenziando però le politiche con cui li gestisci.
In certi casi, potrebbe essere il fornitore stesso che ti propone di unificare il metodo di lavoro. Infatti, se si trova a lavorare con te utilizzando canali diversi a seconda della tipologia dell’ordine che riceve (e-kanban, MRP, scambio offline di e-mail) risulterà meno efficiente.
Gestire gli ordini spot con i cartellini Synchro in KanbanBOX
Nel software KanbanBOX abbiamo progettato una funzione per supportare le aziende che gestiscono gli ordini al di fuori del framework kanban.
Utilizzando i cosiddetti cartellini Synchro, KanbanBOX sa gestire anche le commesse specifiche, che si esauriscono in un unico ciclo di approvvigionamento.
Quindi, una volta evaso l’ordine extra, il cartellino Synchro scompare dalla lavagna senza attivare un nuovo ordine.
Integrazione MRP e Ekanban
È anche possibile integrare KanbanBOX a qualsiasi ERP. Così, ogni nuovo ordine apparirà nella lavagna kanban in automatico. Una volta che il fornitore ha ripristinato il materiale necessario, o che l’ordine è stato evaso, il relativo cartellino scompare dalla lavagna.
Per approfondire, puoi leggere ulteriori informazioni su come integrare KanbanBOX con l’ERP aziendale.