Cos’è il kanban: significato e 5+casi d’uso

Cos’è il kanban: cartellino, metodo, bacheca… Facciamo chiarezza

“Cos’è il kanban” è una delle ricerche più comuni per chi si approccia al mondo della gestione produttiva e/o organizzativa. Tuttavia, cercando sul web, non è infrequente trovare definizioni parziali o apparentemente contrastanti che lasciano il lettore più confuso che mai. Ecco una sintetica panoramica per fare chiarezza su questo termine e le sue numerose applicazioni.

Etimologia e definizione generica

La parola kanban (accento sulla prima A, quindi kànban) è un termine giapponese tradotto come “segnale” o “cartellino visuale”, frutto dell’unione dei termini Kan (visuale, 看) e Ban (segnale, 板).

Nella sua accezione più generale, il kanban è qualcosa che aiuta a ottimizzare il lavoro attraverso l’utilizzo di segnali visivi. Questo generico “qualcosa” cambia a seconda del contesto d’uso.

Cos’è il Kanban come cartellino (cartellino kanban)

Partendo dalla sua definizione più semplice relativa all’ambito produttivo, il kanban è un cartellino cartaceo con le seguenti caratteristiche:

• È applicato all’esterno di un contenitore in modo permanente (es. carta adesiva) o rimovibile (es. tramite inserimento)
• Riporta informazioni sintetiche sul suo contenuto nome e codice dell’articolo al suo interno, quantità, fornitore…
• Agevola lo svolgimento dell’attività prevista per quel componente in quella fase del processo kanban di produzione, di prelievo o di fornitura.

Ipotizziamo per esempio un operatore che monta maniglie su un supporto. Quando il contenitore delle maniglie sarà vuoto, l’operatore invierà al magazzino il relativo cartellino kanban: il magazziniere ripristinerà il contenuto sulla base delle informazioni qui riportate garantendo un rifornimento efficiente e senza la necessità di un’approvazione da parte di terzi.

Sempre in ambito produttivo, per estensione il termine kanban può indicare anche altri oggetti che segnalano visivamente azioni richieste come:

• Contenitori (privi di cartellini) i quali, una volta restituiti vuoti, equivalgono a una richiesta di ripristino del materiale consumato
• Spazi vuoti che comunicano la necessità di essere riempiti con i componenti previsti.

E-kanban o cartellino elettronico

Un kanban elettronico, o e-kanban (talvolta scritto anche impropriamente ekanban), è un cartellino kanban con codici a barre, QR code o chip RFID che trasmettono una o più informazioni tramite un mezzo elettronico.

Ciò consente all’operatore di comunicare la necessità di rifornimento semplicemente scansionando un codice a barre, eliminando la necessità di consegnare fisicamente il cartellino kanban. Per avere maggiori informazioni sui vantaggi di un kanban elettronico rispetto a uno tradizionale, leggi questo articolo.

Cos’è il Kanban come sistema di gestione in ambito produttivo (sistema kanban o metodo kanban)

I cartellini kanban sono elementi fondamentali del sistema kanban o metodo kanban.

Si tratta di un metodo di gestione della produzione sviluppato da Taiichi Ohno, ingegnere industriale che rivoluzionò il sistema produttivo di Toyota portando l’azienda a diventare negli anni una delle più importanti case automobilistiche a livello mondiale.

Il metodo mira a ridurre il più possibile gli sprechi, in particolare la sovraproduzione e l’eccesso di scorte, acquistando/producendo solo i pezzi richiesti per rimpiazzare quelli che i processi successivi hanno richiesto a seguito della reale domanda di mercato.

Ciò significa che il metodo kanban è classificabile come:

• una metodologia di produzione Pull: è “tirata” esternamente dalla domanda effettiva del mercato (e non dalle sue previsioni) e internamente dal ritmo del processo produttivo più a valle
• una metodologia di produzione Lean, detta anche produzione snella, filosofia volta alla riduzione degli sprechi.

Questo metodo definisce regole pratiche circa la gestione dei cartellini kanban (es. lo stacco del cartellino deve avvenire solo a contenitore svuotato e consumato) ma anche principi più generali volti all’ottimizzazione dei processi. Ad esempio “Non trasmettere mai al processo successivo pezzi difettosi” e la necessità di “Stabilizzare, razionalizzare e semplificare i processi produttivi”.

Cos’è il Kanban come metodo di gestione dei progetti (Metodo Kanban)

Nel 2007 David J. Anderson adattò il metodo kanban all’ambito dello sviluppo di software e alla gestione dei progetti, chiamando questa evoluzione “Metodo Kanban” o semplicemente Kanban con la K maiuscola.

Il Metodo si basa su una serie di principi (es. incoraggiare piccoli e continui miglioramenti nonché la partecipazione attiva di tutti nell’individuare possibili cambiamenti) e di pratiche. Tra queste vi è la necessità di limitare i lavori in corso (Work in Progress o WIP) nonché di visualizzare e gestire il flusso di lavoro.

Si sottolinea che l’utilizzo di metodi di visualizzazione e gestione del flusso di lavoro sono un requisito imprescindibile ma non sufficiente per applicare il Metodo Kanban nella sua totalità ed efficacia.

Kanban board per la visualizzazione e gestione del flusso di lavoro

Una Kanban board, detta anche bacheca Kanban o lavagna Kanban, è uno strumento (fisico o digitale) di visualizzazione e gestione del flusso di lavoro.

Generalmente presenta:

• Colonne rappresentanti i possibili stati delle attività es. da fare, in corso, completata
• Kanban cards, cioè schede/cartellini/post-it che rappresentano visivamente un’attività e ne riportano le informazioni principali (es. scadenza, assegnatario…). La kanban card deve essere spostata tra le colonne in base alla fase del processo di esecuzione
• Regole di applicazione dei principi del Metodo Kanban riduzione del numero di lavori in corso e logica “pull”: ogni collaborare “tira a sé” nella colonna delle attività in svolgimento solo la quantità che sa di poter gestire evitando il sovraccarico di lavoro.

Le bacheche Kanban possono essere personalizzate con ulteriori colonne, informazioni ed elementi aggiuntivi come righe orizzontali (chiamate swimlane) per separare le attività in base a tipologia, gruppi di lavoro ecc.

Software Kanban e software e-kanban

Software come Trello e Asana, spesso indicati come “software Kanban” non sono in realtà definibili come tali: sono infatti solo ispirati alle Kanban board ma non aderiscono completamente ai principi del metodo Kanban.

In ambito logistico-produttivo, qualcuno usa il termine “software kanban” per indicare i software progettati per semplificare la gestione degli approvvigionamenti in azienda con il kanban elettronico. Non è completamente esatto: il termine corretto per indicare questo tipo di strumenti è “software e-kanban” o “software per (la gestione di) kanban elettronico”.

In questa tipologia di software rientra KanbanBOX in quanto permette di gestire in modo ottimale gli e-kanban in azienda, ma oltre a ciò presenta funzionalità aggiuntive che permettono di controllare l’intera catena di fornitura. Puoi approfondire i vantaggi di KanbanBOX a questa pagina.

Conclusioni

Date le numerose interpretazioni e usi del termine kanban, per evitare malintesi è essenziale specificare il contesto utilizzando termini come cartellino kanban, contenitore kanban, metodo Kanban, tabellone Kanban ecc. anziché semplicemente “kanban”.

Ora che conosci il significato della parola kanban, scopri i vantaggi di una gestione della produzione a kanban in questo articolo.