Come semplificare la conta dell’inventario con l’e-kanban
La conta dell’inventario, o più correttamente inventariazione, è il processo di rilevazione e registrazione sistematica di tutti i beni fisici presenti in un’azienda a una data specifica.
Ha lo scopo di:
- Quantificare i beni aziendali, cioè determinare con precisione le quantità di materiali, prodotti finiti, semilavorati, componenti ecc. presenti in azienda.
- Valutare il valore economico dei beni, fornendo degli elementi chiave per le attività di contabilità aziendale come il bilancio e l’analisi dei costi.
- Monitorare le scorte per identificare eventuali eccedenze, carenze, obsolescenza o danneggiamenti dei materiali.
- Verificare la corrispondenza tra il magazzino fisico e i registri contabili per controllare che i dati riportati nei sistemi gestionali riflettano la situazione reale ed eventualmente effettuare correzioni.
L’inventariazione è un’attività che deve essere svolta periodicamente, specialmente in determinati periodi come la fine dell’anno fiscale.
Problematiche tipiche della conta dell’inventario
L’inventariazione è un’attività cruciale per garantire il controllo delle scorte e la conformità contabile, ma può essere soggetta a numerosi problemi operativi e gestionali.
Tra questi, i principali sono gli errori del personale, come contare più volte lo stesso materiale o dimenticare di segnarne un altro, trascrizioni sbagliate o annotazioni fatte a mano difficili da leggere per chi le deve poi riportare (es. è un 8 o un 3? C’è scritto codice X o Y?). Tali errori possono essere causati sia da un’inadeguata formazione del personale sia da un approccio superficiale al compito.
Inoltre, la probabilità di commettere di errori cresce all’aumentare della quantità e varietà di beni da inventariare, determinando riordini inutili e carenze non identificate.
La causa principale di questi problemi di inventariazione è dovuta all’utilizzo di sistemi manuali obsoleti per la conta dell’inventario. Questi, oltre a non garantire la precisione della conta dell’inventario, risultano inefficienti perché richiedono tempi lunghi e personale formato che viene però distolto dalle proprie attività operative quotidiane.
Come KanbanBOX semplifica la conta dell’inventario
KanbanBOX, software di e-kanban (o kanban elettronico) per la gestione lean dei materiali, consente di svolgere la conta dell’inventario in modo pratico e veloce.
Ciò è possibile perché in un sistema a kanban elettronico, ogni cartellino è:
- Unico, con un diverso codice a barre e codice ID, anche in caso di cartellini relativi allo stesso articolo.
- Tracciato digitalmente, permettendo a chi consulta i dati di accedere a tutte le informazioni che lo riguardano, inclusa data e ora di creazione e modifica stato.
- Presente sia come cartellino fisico sia come cartellino digitale visualizzabile dalla lavagna virtuale del software di e-kanban dove vengono raggruppati tutti i cartellini esistenti in azienda.
Come effettuare la conta dell’inventario
Tramite il modulo dedicato chiamato “Inventario”, l’utente preposto alla conta dell’inventario dovrà semplicemente effettuare la lettura dei codici a barre dei diversi cartellini kanban presenti in magazzino dichiarandone le quantità presenti.
Come si può intuire, si tratta di un compito molto più rapido rispetto alla conta manuale e non necessita di una formazione avanzata del personale.
Nel caso in cui l’operatore scansionasse erroneamente per più di una volta lo stesso cartellino kanban, il software segnalerà l’errore e conterà il materiale una sola volta.
La conta dell’inventario può essere svolta tramite:
- Interfaccia web,inserendo manualmente l’ID del cartellino nell’apposita sezione
- Dispositivi di scansione classici pistole scanner o palmari
- App KanbanBOX, scansionando i codici a barre dei diversi contenitori in magazzino con la fotocamera di uno smartphone.
Al termine dell’inventario, risulteranno disponibili due report. Uno con la lista di tutti i kanban inventariati e uno con la lista di tutti i kanban presenti in lavagna ma non inventariati. In questo modo l’operatore può verificare se si è dimenticato di scansionare i cartellini kanban di alcuni articoli.
Altre funzionalità KanbanBOX
La funzionalità “Inventario” è solo una delle tante funzionalità avanzate presenti nel software di kanban elettronico KanbanBOX.
Grazie, infatti, al tracciamento dei cartellini kanban, il software permette di ottenere anche altri vantaggi e funzionalità evolute, tra cui suggerimenti per:
- Il dimensionamento ottimale dei cartellini kanban
- La sequenza migliore per la programmazione delle macchine di produzione
- L’ottimizzazione delle consegne da parte di fornitori interni ed esterni
- Il livellamento della domanda
Per avere maggiori informazioni su tutte le funzionalità KanbanBOX, inclusa la conta dell’inventario, contatta i nostri esperti: ti aiuteranno a identificare le funzionalità più in linea con le tue necessità!