L'e-kanban per acquistare a kanban da fornitori esterni

Il sistema kanban ha rivoluzionato la gestione dei materiali interni, portando ordine, visibilità e flusso continuo nei processi aziendali. Ma se il kanban funziona così bene all’interno dell’azienda, perché non estenderne i benefici anche ai fornitori esterni?

È proprio qui che entra in gioco l’e-kanban per acquistare a kanban: un metodo che permette di automatizzare e semplificare i processi di approvvigionamento con i fornitori, integrandoli perfettamente nel flusso aziendale.

I limiti del kanban tradizionale negli acquisti

Nel sistema kanban tradizionale, ogni volta che un contenitore si svuota, l’operatore deposita il relativo cartellino kanban fisico in una bacheca kanban. Da lì, il processo manuale è il seguente:

L’addetto agli acquisti raccoglie periodicamente i cartellini (una o più volte al giorno) presenti nella bacheca kanban;
Trascrive a mano gli ordini via email, uno per uno, verificando ogni volta quantità, prezzi, lotti minimi;
Comunica telefonicamente o via email con il fornitore per eventuali conferme, contrattazioni o solleciti;
Non ha visibilità sullo stato dell’ordine a meno che non voglia contattare direttamente il fornitore. Sempre che il suo interlocutore sia in grado di fornirgli una risposta precisa e aggiornata.

Come si può dedurre dall’elenco, si tratta di un sistema che richiede molto tempo e proattività del personale per essere gestito e, proprio per questo, è facilmente soggetto a ritardi ed errori e limita l’efficienza dell’intero processo di acquisto.

Cos’è l’e-kanban per acquistare a kanban

Con un sistema di e-kanban, o kanban elettronico, tutto cambia. Un sistema a kanban elettronico è un sistema a kanban manuale potenziato dall’integrazione di uno specifico software, detto di kanban elettronico (o e-kanban), che digitalizza i processi informativi del sistema a kanban manuale.

In particolare, in un sistema a kanban elettronico:

I cartellini kanban, a contenitore vuoto, non vengono più raccolti ma scannerizzati tramite palmari o altri dispositivi di scansione

La scansione genera un segnale che viene trasmesso al software indicando che quel kanban è stato consumato e deve quindi essere ripristinato

Il software genera un nuovo cartellino kanban che l’operatore del processo fornitore potrà visualizzare accedendo al software. Una volta preparato il materiale, l’operatore andrà a stampare e applicare il nuovo cartellino kanban sul contenitore del materiale appena ripristinato.

Questo processo di trasmissione del segnale e relativo ripristino rimane invariato sia che il fornitore sia un processo interno all’azienda, sia che il fornitore sia esterno.

In questo caso, il responsabile acquisti concorda in precedenza le condizioni di fornitura con il singolo fornitore (quantità, prezzo, lotti minimi, tempi di consegna) e, quando l’operatore scannerizza il cartellino del contenitore svuotato, viene automaticamente generato l’ordine verso il fornitore. Sempre che sia stato raggiunto il numero concordato di cartellini da ripristinare, altrimenti il cartellino verrà segnato come consumato ma in accumulo (tipologia di kanban a lotto).

Una volta trasmesso l’ordine, questo verrà visualizzato in tempo reale su una lavagna digitale condivisa con il fornitore (ogni fornitore può visualizzare solo i propri ordini, non quelli di altri fornitori gestiti tramite lo stesso software), che potrà:

Prendere in carico l’ordine
Aggiornarne lo stato (in lavorazione, spedito, consegnato)
Inserire commenti o notificare problemi direttamente sulla lavagna, aggiungendo note o proposte di contrattazione al cartellino oggetto della richiesta.

I vantaggi dell’e-kanban per acquistare a kanban

Come si può dedurre dall’esempio precedente, adottare un sistema e-kanban per acquistare a kanban significa:

Eliminare la gestione manuale degli ordini presso terzi
Ridurre gli errori
Diminuire il Lead Time (poiché il fornitore può visualizzare quanti cartellini in accumulo ha il cliente, può predisporre tutto per essere pronto a soddisfare l’ordine in arrivo)
Avere una tracciabilità completa e aggiornata in tempo reale dello stato di ogni ordine e dei consumi di tutti i materiali gestiti con il kanban elettronico
Migliorare la collaborazione e la trasparenza con i fornitori
Aumentare l’affidabilità dell’intera supply chain.

Portare i vantaggi del kanban anche nella gestione degli acquisti

L’e-kanban è la naturale evoluzione del kanban tradizionale: trasforma un sistema manuale in un processo digitale, connesso, trasparente e reattivo. Estendere il kanban ai fornitori esterni attraverso l’e-kanban significa acquistare a kanban innescando un circolo virtuoso che migliora il flusso di materiali, riduce gli sprechi e rende la catena di fornitura più snella e resiliente.

Se la tua azienda ha già sperimentato i benefici del kanban in produzione, il passo successivo è chiaro: portare il kanban anche negli acquisti.