Stop ai ripristini lenti o sbagliati: usa l’e-Kanban

Nella puntata precedente ci siamo soffermati sull’importanza di avere tutti i pezzi sempre disponibili per poter produrre senza interruzioni. Abbiamo scelto il punto di vista dell’operatore che, esaurito il materiale, è responsabile di richiederlo.

In questo articolo, consideriamo il punto di vista dell’addetto al ripristino. Ovvero, colui che riceve le richieste e deve portare nuovo materiale in magazzino o in linea. È sua responsabilità assicurare che i colleghi possano continuare a lavorare senza pensieri.

Per semplicità, non ci addentriamo ancora nei rapporti con i fornitori esterni.

L’addetto al ripristino è un ruolo all’apparenza semplice. Nasconde, però, il rischio di

• perdite di tempo
• perdita di materiali
• posizionamento errato sugli scaffali

È fondamentale, quindi, mettere gli operatori nelle migliori condizioni per eseguirlo.

Ottimizza la raccolta del materiale in tre passi

1. Organizza le scorte

Innanzitutto, l’operatore deve sapere esattamente dove andare a prendere i pezzi. Prima ancora di ottimizzare il processo è prioritario organizzare le scorte. Decidere dove vanno riposti i materiali, categorizzandoli, permette di avere un magazzino ordinato. L’operatore imparerà come spostarsi e andrà subito allo scaffale o nell’area corretta.

2. Elimina i giorni fissi di ripristino

In certe aziende si persegue l’illusione che routine sia sinonimo di efficienza. Gli operatori svolgono l’attività in giorni e orari fissi e spostano la stessa quantità di componenti.

Tuttavia, possono esserci momenti in cui la produzione subisce picchi o inflessioni. In questi casi è probabile che le scorte non siano allineate ai reali bisogni. Ci si troverà senza pezzi, o con materiale accumulato che può essere d’intralcio e mettere a repentaglio la sicurezza delle persone.

Eliminando i giorni fissi, l’operatore agisce solo quando c’è davvero bisogno di un ripristino. L’attività diventa così automaticamente a valore.

3. Imposta una worklist (e digitalizzala)

C’è un modo semplice per far sì che l’operatore sappia sempre che materiali acquistare e in che quantità. È l’e-Kanban.

Il software tiene traccia di tutte le richieste di materiale e crea in automatico la Worklist. È la lista sempre aggiornata di tutti i materiali da ripristinare, completa di quantità e posizione (dove andarli a prendere e dove portarli).

Come prima cosa, l’addetto al ripristino apre la Worklist. Oltre a consultare l’elenco dei componenti, può anche stampare subito i cartellini Kanban che poi andranno apposti ai nuovi contenitori. Questo fa risparmiare ulteriore tempo all’operatore.

Ma il bello – o, meglio, la comodità – viene ora.

Avviando la stampa dei cartellini, verrà stampato anche un cartellino in più, che rappresenta l’intera Worklist. Il suo codice a barre contiene tutti i codici degli altri cartellini.

Man mano che l’operatore rifornisce i contenitori non deve inquadrare il barcode di ogni cartellino per informare che è tornato disponibile. Può limitarsi a scansionare il barcode della Worklist per aggiornare massivamente lo stato di tutti i contenitori su cui sta lavorando. Ad esempio, alla prima scansione lo stato dei materiali può diventare “In Lavorazione”; finito il picking e sistemati i contenitori, la scansione imposterà lo stato su “Disponibile”.

Questo permette di minimizzare gli errori e di ottimizzare i tempi di lavoro.

Come attivare la worklist in azienda

La worklist è una funzionalità di KanbanBOX facile da utilizzare e che porta un beneficio immediato e tangibile agli operatori che la utilizzano.

Quando usarla e come impostarla dipende da come sono strutturati i processi interni.

Se i contenitori contengono lo stesso materiale, che va disposto nella stessa mensola del magazzino, scannerizzare una volta sola il barcode è il metodo più comodo.

Se, invece, il processo prevede che vadano ripristinati diversi materiali, in zone diverse, l’operatore potrebbe voler inquadrare un barcode alla volta.

Lo stesso vale per come impostare le Worklist. Se ne possono avere più di una, divise per fornitore, tipologia di articolo, o altri parametri.

Ricordiamoci che lo strumento dev’essere a nostro supporto e adattarsi al processo che abbiamo deciso essere il migliore per la nostra organizzazione e reparto: non deve dettare le regole.